Relaciones Públicas

Cómo hacer una nota de prensa para un evento

Augure

A la hora de organizar un evento, en el que por ejemplo anuncies tu nuevo lanzamiento de producto, hay muchas cosas que debemos tener en cuenta a nivel de logística: desde el catering, hasta las presentaciones, el contenido, las invitaciones para los asistentes… Sin embargo, no debemos olvidar que un evento es una acción comunicable y por lo tanto, es fundamental tener planificado un plan de relaciones públicas que incorpore la convocatoria, la nota de prensa del evento y el seguimiento o monitorización del mismo para no perder ningún impacto que se genere tras esta acción.

Hoy hablaremos de los tipos de nota de prensa que puedes preparar para un evento, ya sea dedicado al lanzamiento de tu nuevo producto o cualquier otra acción que la marca ponga en marcha.

1. La convocatoria de prensa

Se trata de la invitación al evento para los medios de comunicación. Es un documento que se envía con bastante previsión con el objetivo de que los periodistas puedan incorporarlo sin problema en su planificación editorial. Podemos hacer el envío desde dos semanas antes -cuando se trata de eventos de actualidad o conferencias de prensa periódicas, hasta un mes antes, cuando hablamos de acontecimientos relevantes, que implican una jornada completa o bien, destinados a medios de comunicación que trabajan con bastante previsión en sus contenidos (es el caso de las revistas de moda mensuales, por ejemplo).

La convocatoria de prensa debe ser un documento directo, claro y breve, sin excesivas explicaciones ni texto. Con la primera lectura debe quedarle claro al periodista cuál es el objeto de la convocatoria, quién es la empresa u organismo que convoca, así como las personas que participarán, cómo se desarrollará el contenido en este evento, cuándo se celebrará (fecha y hora) y dónde. En conclusión: debe dar respuesta a las 6 Ws clásicas del periodismo: Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo y Por qué.

En ocasiones la convocatoria de prensa puede enviarse por correo postal, cuando son muy importantes o destinadas a altos cargos de los medios de comunicación. Sin embargo, lo normal es hacerlo vía email, ya que es el principal canal de comunicación con los periodistas y el más inmediato.

Existen dos formatos, la convocatoria de prensa dentro de un email clásico, o bien, el formato de convocatoria diseñada en Html, como los que se utilizan para acciones de marketing, mucho más visuales y a través de los cuales el remitente podrá confirmar directamente su asistencia al evento en cuestión.

nota de prensa rss

 

Este tipo de formato es mucho más automatizado y podremos con él, optimizar nuestro trabajo de tres formas:

  • Registrando una previsión automática de asistentes a nuestro evento a través de su respuesta en la convocatoria
  • El botón de “Asistiré” nos puede ayudar a incorporar nuevos datos necesarios para la participación en el acto, redirigiendo a esa persona a un breve formulario en el que podrá por ejemplo, registrar su número de DNI, nombre del medio o incluso necesidades específicas (conexión de audio para radio, entrevistas tras el evento con alguna de las personalidades allí presentes, etc.) De esta forma, avanzaremos en la logística y podremos prever las necesidades de cada periodista durante el evento
  • El registro de asistentes nos permitirá disponer del listado filtrado para el envío -días antes del evento- de un recordatorio.

2. La nota de prensa del evento

En primer lugar, analiza cuál es el mensaje que quieres transmitir tras tu convocatoria, con qué quieres que se quede la prensa y cómo quieres que sitúen a tu empresa en las informaciones. En base a esto podrás jerarquizar la información, destacar los datos que te interesen en titular y bullet points, así como el modo de desarrollar el cuerpo de la nota. Pero no lo olvides: los periodistas buscan contenido de valor, no tu mensaje corporativo…

Puedes echar un ojo al post “No vendas notas de prensa, cuenta historias de calidad” para conocer algunos casos de contenido relevante para los medios.

Ahora bien, nos podemos encontrar con dos tipos de evento o acto:

Eventos para la presentación de datos y estudios

Cuando organizamos una rueda de prensa o un evento en el que se ofrecerá información específica, datos, presentación de un estudio, etc., es importante facilitar al periodista asistente toda esta información en papel o en formato digital, para que pueda llevárselo consigo.

¿Por qué?, fundamentalmente para que al llegar a la redacción tenga las menos dudas posibles y disponga de la información en firme y clara ofrecida directamente por la institución o empresa convocante.

No sería la primera vez que un portavoz de la empresa se equivocara ofreciendo datos durante la rueda de prensa… Por ello, nunca está de más agilizar el trabajo a los periodistas y evitar que tengan que llamar por teléfono para confirmar con unos y otros el dato real.
Cuando presentamos un estudio por ejemplo, es importante darle la información “despiezada” al periodista, a través de un resumen ejecutivo que simplifique los datos más relevantes. Sin embargo, también es fundamental incorporar el documento completo del estudio, con todos los datos, análisis y gráficas, de modo que el periodista que trate información de actualidad inmediata pueda construir fácilmente su pieza a través simplemente del resumen ejecutivo, y aquel que trabaja en contenidos más elaborados como reportajes en profundidad, pueda recurrir a otros datos que le parezcan destacados en el estudio con los datos brutos.

No olvides hacer un envío de esta nota de prensa y el estudio tras el evento para aquellos periodistas que no hayan podido asistir o que prefieren mantener esta información en su buzón de correo.

Eventos de contenido y sin presentación de datos

En el caso de que tu evento no incluya una presentación de datos, lo más importante es que la nota de prensa que entregues durante el acto resuma el “porqué” de la convocatoria, así como el quién es quién de las personas que intervengan en el mismo. Si se trata de un evento de contenido, puedes trabajar en algún elemento que les aporte un valor extra como por ejemplo una infografía con los puntos destacados de la presentación. Este es un documento que puedes entregar antes de comenzar el evento.

Sin embargo, cada vez más se organizan eventos de contenido como foros, congresos o seminarios que tienden a ser de interés para la prensa, y en los que la propia discusión o diálogo durante el mismo constituye la noticia principal. La clave en estos casos es ser rápido: distribuir una nota de prensa que resuma las declaraciones más importantes nada más finalizar el acto, y que incluya elementos gráficos de apoyo a la información como vídeos o fotografías.

Nunca descartes además, la retransmisión por streaming para aquellos periodistas que no puedan asistir físicamente a tu convocatoria. Toda esta parte gráfica podrás utilizarla tras el evento para generar contenido dentro de tu blog corporativo por ejemplo.

Ahora ya tienes claro en qué consiste la nota de prensa para un evento o la convocatoria, ¿qué otros aspectos te gustaría conocer sobre la organización de eventos?

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